Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch

Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch là quy định cần phải thực hiện khi công chứng hợp đồng, giao dịch. Người yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch phải chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để công chứng viên chứng nhận hợp đồng, giao dịch đó. Luật công chứng quy định Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch như sau:

1.  Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn ( Điều 35)

Khi công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn người yêu cầu công chứng cần có bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ :

- Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu;

- Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

- Bản sao giấy tờ tuỳ thân;

- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

Các bản sao theo quy định nêu trên là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực.

Khi nộp bản sao thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

Nhiệm vụ của công chứng viên: tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng.

 Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.

 Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

 Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên ghi lời chứng; ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

2. Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng (Điều 36)

Trường hợp này, người yêu cầu công chứng cũng cần phải nộp một bộ hồ sơ theo quy định bao gồm:

- Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu;

- Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

- Bản sao giấy tờ tuỳ thân;

- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

- Phải nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch.

Các bản sao theo quy định nêu trên là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực.

Khi nộp bản sao thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

 Công chứng viên có nhiệm vụ  tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng.

Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.

Sau khi kiểm tra thấy nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch.

 Người yêu cầu công chứng tự đọc dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Nếu người yêu cầu công chứng đồng ý với toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên ghi lời chứng; ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

So sánh hai thủ tục trên cho thấy quy định về giấy tờ cần thiết khi cung cấp cho công chứng viên không có gì khác biệt. Trường hợp hợp đồng, giao dịch soạn thảo sẵn thì phải có dự thảo hợp đồng, công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng nếu có sai sót, vi phạm thì phải chỉ cho người yêu cầu công chứng sửa chữa. Còn hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo thì người yêu cầu công chứng phải nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch nếu thấy không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo.

Riêng đối với Công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản, ngoài việc thực hiện theo quy định chung về thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch còn có quy định riêng như sau:

Nhiều bất động sản thuộc các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nhau muốn cùng được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ thì việc công chứng hợp đồng thế chấp đó do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có một trong số bất động sản thực hiện.

 Một bất động sản đã được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ và hợp đồng thế chấp đã được công chứng mà sau đó được tiếp tục thế chấp để bảo đảm cho một nghĩa vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép thì các hợp đồng thế chấp tiếp theo phải do công chứng viên đã công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu thực hiện công chứng. Trường hợp công chứng viên công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu chuyển sang tổ chức hành nghề công chứng khác, không còn hành nghề công chứng hoặc không thể thực hiện việc công chứng thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hợp đồng thế chấp công chứng hợp đồng đó.

          Về hình thức hợp đồng, giao dịch: để hợp đồng, giao dịch có hiệu lực pháp luật không những cần phải chú ý về nội dung mà về hình thức cũng không kém phần quan trọng. Đó là chữ viết trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy xoá, không được để trống. Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ. Đây là những vấn đề đã được quy định thành các điều trong Luật.

 Về thời điểm công chứng: Luật công chứng quy định phải được ghi cả ngày, tháng, năm; có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết. Các con số phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Việc ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng:  được quy định trong Luật rất chặt chẽ đó là người yêu cầu công chứng, người làm chứng phải ký vào văn bản công chứng trước mặt công chứng viên. Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng. Việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong văn bản công chứng trong các trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký. Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng sử dụng ngón trỏ phải; nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào. Việc điểm chỉ cũng có thể thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau đây:

- Công chứng di chúc;

- Theo đề nghị của người yêu cầu công chứng;

- Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng.

Thời hạn trả hồ sơ công chứng: là vấn đề rất được người yêu cầu công chứng quan tâm. Do vậy, Luật công chứng quy định: thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày tổ chức hành nghề công chứng nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định không tính vào thời hạn công chứng. Thời hạn công chứng không quá hai ngày làm việc. Đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá mười ngày làm việc.

Từ những quy định của Luật công chứng cho chúng ta nhìn nhận một cách khách quan hơn về trách nhiệm của công chứng viên đối với việc công chứng hợp đồng, giao dịch. Bởi vì, công chứng viên là người kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ, xem xét hồ sơ nếu thấy đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì mới thụ lý. Những hồ sơ có vấn đề chưa rõ, hoặc thấy việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng, nghi ngờ vê đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên phải đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc công chứng viên phải xác minh hoặc yêu cầu giám định.....  Khi quy định cho công chứng viên được soạn thảo hợp đồng theo đề nghị của người yêu cầu công chứng hoặc do người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn đưa đến thì công chứng viên vẫn phải chấp hành các thủ tục, trình tự chặt chẽ theo các quy định của Luật và phải được sự chấp thuận đồng ý của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Cần phải nói thêm rằng, trách nhiệm của công chứng viên đối với hợp đồng giao dịch không chỉ có những điểm đã nêu trên mà còn liên quan đến nhiều vấn đề khác như: nếu văn bản công chứng có lỗi về kỹ thuật như sai sót do đánh máy, do ghi chép, do in ấn mà làm ảnh hưởng đến quyền, lợi ích của người tham gia hợp đồng, giao dịch thì công chứng viên là người thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật đó. Việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch đã có sự thoả thuận, cam kết của tất cả những người tham gia hợp đồng, giao dịch thì phải được công chứng. Người thực hiện việc công chứng sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch phải là công chứng viên. Đối với việc công chứng di chúc nếu công chứng viên phát hiện thấy việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe doạ, cưỡng ép hoặc nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hay bị bệnh khác mà không thể làm chủ được hành vi của mình thì công chứng viên có quyền từ chối hoặc theo đề nghị của người lập di chúc tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định. Trách nhiệm của công chứng viên trong việc công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản là phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản. Trong khi kiểm tra thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì phải từ chối công chứng hoặc phải tiến hành xác minh.

 Ngoài ra, để phòng tránh sự lạm dụng quyền hạn của công chứng viên làm ảnh hưởng đến sự công bằng và sai phạm khi thực hiện nhiệm vụ công chứng, Luật công chứng đã có quy định nghiêm cấm một số hành vi đối với công chứng viên như: không được tiết lộ thông tin về nội dung công chứng mà mình biết được khi hành nghề, không được sử dụng thông tin đó để xâm hại quyền, lợi íc hợp pháp của người khác; không được nhận hoặc đòi hỏi bất kỳ một khoản tiền, lợi ích nào khác ngoài phí công chứng, thù lao công chứng khi đã được thoả thuận; không được thực hiện công chứng khi mục đích và nội dung hợp đồng, giao dịch trái với đạo đức xã hội, vi phạm pháp luật. Công chứng viên không được công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân và gia đình...

Như vậy, Luật công chứng đã ràng buộc trách nhiệm công chứng viên trong các chương, điều khi thực hiện việc công chứng. Công chứng viên là chủ thể của hoạt động công chứng cũng là người có nhiệm vụ bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Nhiệm vụ của công chứng viên là góp phần phòng ngừa tranh chấp trong các quan hệ giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại và các quan hệ giao dịch khác trong đời sống xã hội. Văn bản công chứng do công chứng viên chứng nhận có giá trị pháp lý cao, bảo đảm tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Do vậy, công chứng viên là địa chỉ tin cậy cho cá nhân, tổ chức khi có yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch.

Phan Thủy - Vụ Hành Chính Tư Pháp